日語商務郵件有一套幾乎固定的格式——從稱呼到問候、從正文到結尾，每個部分都有「標準寫法」。好消息是，一旦你記住了這些模板，寫郵件就變成了填空題。
這篇文章按郵件結構逐段拆解，最後附上四種常見場景的完整模板。
郵件結構總覽
一封標準的日語商務郵件包含以下部分：
| 部分 | 內容 |
|---|---|
| 宛名（收件人） | 〜会社 〜部 〜様 |
| 挨拶（問候） | お世話になっております |
| 名乗り（自報家門） | 〜の〜と申します |
| 用件（正文） | 具體內容 |
| 結び（結尾客套） | よろしくお願いいたします |
| 署名（簽名） | 公司/姓名/聯絡方式 |
開頭：稱呼與問候
稱呼
| 對象 | 寫法 |
|---|---|
| 知道對方姓名 | 山田様 |
| 知道部門不知道姓名 | 営業部 ご担当者様 |
| 不知道任何資訊 | ご担当者様 |
| 多人 | 〜部の皆様 |
注意：日語郵件中不使用「〜さん」，統一用 様。
問候語
| 表達 | 場景 |
|---|---|
| いつもお世話になっております | 有過合作的對象（最常用） |
| お世話になっております | 一般商務聯繫 |
| 突然のご連絡失礼いたします | 第一次聯繫/陌生人 |
| ご無沙汰しております | 很久沒聯繫 |
| 先日はありがとうございました | 近期見過面/有過交流 |
自報家門
ABC株式会社 営業部の田中と申します。 → 我是 ABC 股份有限公司業務部的田中。
第一次聯繫用 〜と申します，之後可以用 〜の田中です 或 〜の田中でございます。
正文：說明來意
引出目的
| 表達 | 中文 |
|---|---|
| 〜の件でご連絡いたしました | 就～一事聯繫您 |
| 〜についてお伺いしたく、ご連絡いたしました | 想就～向您請教 |
| 〜のご報告をさせていただきます | 向您報告～ |
| 〜についてご相談がございます | 關於～想和您商量 |
先日のお打ち合わせの件でご連絡いたしました。 → 就前幾天會議的事聯繫您。
請求
從直接到委婉排列：
| 表達 | 委婉程度 | 中文 |
|---|---|---|
| ご確認ください | ★★★☆ | 請確認 |
| ご確認いただけますか | ★★★☆ | 能否請您確認 |
| ご確認いただければ幸いです | ★★★★ | 如果您能確認就太好了 |
| ご検討いただければ幸いです | ★★★★ | 如果您能考慮就太好了 |
| お手数ですがよろしくお願いいたします | ★★★★ | 麻煩您了，拜託了 |
お手数ですが、添付の資料をご確認いただければ幸いです。 → 麻煩您了，如果能確認附件中的資料就太好了。
〜いただければ幸いです 是商務郵件中最好用的請求句式——既委婉又不失明確。
附件相關
| 表達 | 中文 |
|---|---|
| 添付ファイルをご確認ください | 請查收附件 |
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください | 附上了資料，請您確認 |
| 〜を添付にてお送りいたします | 以附件形式寄送～ |
議事録を添付いたしましたので、ご確認いただければ幸いです。 → 附上了會議紀錄，如果您能確認就太好了。
結尾：客套與簽名
結尾客套語
| 表達 | 場景 |
|---|---|
| お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします | 有請求時（最常用） |
| お返事お待ちしております | 等待回覆時 |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください | 歡迎諮詢時 |
| 引き続きよろしくお願いいたします | 持續合作關係 |
| 今後ともよろしくお願いいたします | 今後也請多關照 |
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。
簽名
日語郵件簽名通常用分隔線隔開：
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ABC株式会社 営業部
田中 太郎（たなか たろう）
TEL: 03-1234-5678
Email: tanaka@abc.co.jp
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常見郵件模板
模板 1：詢問
件名：〜についてのお問い合わせ
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。 ABC株式会社の田中と申します。
〜についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
（具體問題）
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。
模板 2：跟進
件名：〜の件（ご確認のお願い）
〇〇様
いつもお世話になっております。 ABCの田中です。
先日お送りした〜の件について、ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、〇月〇日までにお返事いただければ幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
模板 3：道歉
件名：〜についてのお詫び
〇〇様
いつもお世話になっております。 ABCの田中です。
〜の件につきまして、大変申し訳ございません。
（說明情況和原因）
今後はこのようなことのないよう、十分注意いたします。
重ねてお詫び申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。
模板 4：感謝
件名：〜のお礼
〇〇様
いつもお世話になっております。 ABCの田中です。
先日は〜いただき、誠にありがとうございました。
（具體感謝的事項）
今後ともよろしくお願いいたします。
郵件常見錯誤
錯誤 1：忘記問候語直接說事
日語郵件一定要有問候語開頭，不能像 LINE 一樣直接說正事。即使是回覆郵件，也要加一句 お世話になっております。
錯誤 2：用「〜さん」稱呼
商務郵件中統一用 〜様。只有公司內部非常熟悉的同事之間才可能用 〜さん。
錯誤 3：結尾太突然
不要正文說完就結束。至少要有一句 よろしくお願いいたします 作為緩衝。
錯誤 4：過度使用「！」和表情符號
日語商務郵件中不使用驚嘆號和表情符號。保持平穩、禮貌的語氣。
小結
- 日語商務郵件有固定結構：稱呼 → 問候 → 自報家門 → 正文 → 結尾 → 簽名
- 最常用的問候是 お世話になっております，第一次聯繫用 突然のご連絡失礼いたします
- 請求用 〜いただければ幸いです 最得體
- 結尾必須有 よろしくお願いいたします
- 避免用「さん」、驚嘆號和表情符號
練習
Q1. 你第一次給陌生客戶寫郵件，開頭的問候語應該用哪一句？
查看答案
突然のご連絡失礼いたします。
第一次聯繫用這句。如果用 お世話になっております，對方會覺得奇怪——你們還沒有過合作關係。
Q2. 你想請客戶確認附件中的報價單，怎麼寫這句話？
查看答案
見積書を添付いたしましたので、ご確認いただければ幸いです。
用 添付いたしました（謙譲語）表示自己附上了文件，用 ご確認いただければ幸いです 委婉地請求確認。
Q3. 日語商務郵件的結尾一般用什麼固定表達？
查看答案
何卒よろしくお願いいたします。 或 引き続きよろしくお願いいたします。
這是日語商務郵件的標準結尾。根據具體場景可以搭配 お忙しいところ恐れ入りますが 等緩衝語。