ご確認ください・お返事お待ちしております — Email Keigo

Japanese business emails follow an almost fixed format — from the greeting to the sign-off, every section has a "standard way" to write it. The good news is that once you memorize these templates, writing emails becomes a fill-in-the-blank exercise.

This article walks through each section of a Japanese business email, with four complete templates for common scenarios at the end.

Email Structure Overview

A standard Japanese business email contains these parts:

Opening: Addressee and Greeting

Addressee

Note: Japanese business emails never use 「〜さん」. Always use 様.

Greeting Phrases

Self-Introduction

ABC株式会社 営業部の田中と申します。 → I'm Tanaka from the Sales Department at ABC Corporation.

For first contact, use 〜と申します. In subsequent emails, you can use 〜の田中です or 〜の田中でございます.

Body: Stating Your Purpose

Introducing the Topic

先日のお打ち合わせの件でご連絡いたしました。 → I'm contacting you regarding our recent meeting.

Making Requests

From direct to indirect:

お手数ですが、添付の資料をご確認いただければ幸いです。 → I'm sorry for the trouble, but I would be grateful if you could review the attached materials.

〜いただければ幸いです is the most useful request pattern in business emails — polite yet clear.

Attachments

議事録を添付いたしましたので、ご確認いただければ幸いです。 → I've attached the meeting minutes. I would be grateful if you could review them.

Closing: Courtesies and Signature

Closing Phrases

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

Signature Block

Japanese email signatures are typically separated with a divider line:

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ABC株式会社 営業部
田中 太郎（たなか たろう）
TEL: 03-1234-5678
Email: tanaka@abc.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Common Email Templates

Template 1: Inquiry

件名：〜についてのお問い合わせ

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。 ABC株式会社の田中と申します。

〜についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

(Specific questions)

お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただければ幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

Template 2: Follow-Up

件名：〜の件（ご確認のお願い）

〇〇様

いつもお世話になっております。 ABCの田中です。

先日お送りした〜の件について、ご確認いただけましたでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、〇月〇日までにお返事いただければ幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

Template 3: Apology

件名：〜についてのお詫び

〇〇様

いつもお世話になっております。 ABCの田中です。

〜の件につきまして、大変申し訳ございません。

(Explanation of the situation and cause)

今後はこのようなことのないよう、十分注意いたします。

重ねてお詫び申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。

Template 4: Thank-You

件名：〜のお礼

〇〇様

いつもお世話になっております。 ABCの田中です。

先日は〜いただき、誠にありがとうございました。

(Specific details of what you're thankful for)

今後ともよろしくお願いいたします。

Common Email Mistakes

Mistake 1: Jumping Straight to Business

Japanese emails must always start with a greeting. Don't go directly to the point like a text message. Even when replying, include a line like お世話になっております.

Mistake 2: Using 「〜さん」

Business emails always use 〜様. Only very close colleagues within the same company might use 〜さん.

Mistake 3: Ending Too Abruptly

Don't just stop after the main content. At minimum, include よろしくお願いいたします as a buffer before the signature.

Mistake 4: Overusing 「！」 and Emoji

Japanese business emails never use exclamation marks or emoji. Maintain a calm, polite tone throughout.

Summary

• Japanese business emails have a fixed structure: addressee → greeting → self-intro → body → closing → signature
• The most common greeting is お世話になっております; for first contact, use 突然のご連絡失礼いたします
• 〜いただければ幸いです is the most appropriate request pattern
• Always end with よろしくお願いいたします
• Avoid using 「さん」, exclamation marks, and emoji

Practice Quiz

Q1. You're emailing a new client for the first time. Which greeting should you use?

Q2. You want to ask a client to review an attached price quote. How do you write this?

Q3. What is the standard closing phrase for Japanese business emails?